Постановка процессов управления- одна из самых наших любимых задач в проектах. Она предполагает использование обширных знаний самых разнообразных процессов, умение видеть детали и «общую картинку» организации одновременно.

В этой заметке рассмотрим, как мы реализуем такие проекты. Итак, постановка процессов управления предполагает первоначальные ответы на вопросы:

• Какой результат должен быть у процесса;
• Какие ресурсы имеются в наличии или их можно получить, существующие ограничения.

После этого уже определяются и разрабатываются детали, например:

• Обеспечение нормативных, законодательных требований к процессу;
• Общий алгоритм осуществления процесса;
• Его взаимосвязи с другими участниками организации или процессами;
• Технология;
• Программа мониторинга, точки контроля, показатели процесса;
• Коммуникация по процессу, ее периодичность и участники;
• Документация и многое другое.

Чтобы постановка процессов управления с OREX стала более понятной, рассмотрим ее на примере одного процесса, например, транспортировки. Итак,

1. Цели и ресурсы процесса

Уже на этом этапе можно, конечно, проанализировать целесообразность и эффективность наличия двух собственных транспортных средств, однако, оставим это условие как неизменяемое.

2. Постановка процесса управления транспортировкой

• Отвечаем на вопрос, какие внешние требования необходимо учесть при дальнейшей разработке процесса. Первые позиции списка охватывает: регулярное техническое обслуживание и страхование транспортных средств; требования к оснащению транспортного средства, страхование грузов; медицинские осмотры водителей
• Определяем общий алгоритм осуществления процесса. Первые этапы процесса представлены на рисунке ниже
• Определяем взаимосвязи с другими процессами, например,

Заказ ТС в сторонней компании – предварительный выбор и оценка транспортной компании по установленным критериям. Такими могут быть

1. репутация транспортной компании и ее опыт;
2. наличие дополнительных услуг (консолидация груза как важная составляющая для ценообразования; возможность оперативной транспортировки, сопровождения груза и пр.);
3. ответственность за физическое повреждение и утерю отправления;
4. обширная сеть представительств в РФ;
5. стоимость услуг.

Подача транспортного средства – соблюдение требований к передвижению транспортных средств по территории организации; соблюдение требований физической безопасности, включая определение требований доступа водителей на территорию и т.д.

• Определяем технологии этапов процесса. В нашем примере сюда относятся:

1. Форма заявки на транспорт, размещение в личных кабинетах транспортных компаний или передача в собственную логистическую службу (определяем способ);
2. Маршруты и правила передвижения транспортных средств
3. Метод учета времени прибытия и убытия машин
4. Методы крепления грузов в зависимости от характера груза, его объема
5. Технология формирования маршрута транспортировки с учетом порядка размещения консолидированных отправок: первый загружен / последний на выгрузку.

• Определяем значимые точки и процедуры контроля, исходя из результатов процесса. Наши точки контроля процесса транспортировки:

1. Контроль принятия заявки на транспортировку;
2. Контроль транспортного средства и закрепления груза во избежание порчи продукции;
3. Контроль загрузки продукции во избежание разногласий по утере и повреждениям;
4. Контроль сроков доставки;
5. Контроль пломбирования как защиты ТС от несанкционированного проникновения в ходе перевозки;
6. Контроль стоимости транспортировки.

• На следующем этапе устанавливаем необходимые каналы коммуникации. Для нашего примера возьмем 4 канала информирования

На последнем этапе в нашем примере мы определяем необходимость в создании документации, как в соответствие с законодательными требованиями, так и для выполнения внутренних целей организации. Примеры таких документов: запись в Журнале предрейсовых осмотров, страховые свидетельства, маршрутные листы, а также Инструкции по размещению и закреплению грузов в кузове, Процедура мониторинга погрузки продукции в АТС, фотосвидетельства отправки, отметки о сверке стоимости счетов транспортной компании с условиями заключенного договора и т.д.

Чем при постановке процессов управления помогает консультационная компания OREX, почему привлечение наших экспертов в результате оказывается дешевле, чем самостоятельная разработка процесса

Самые главные преимущества консультационной компании заключается в трех основных вещах:

1. Мы это уже много раз делали в своих компаниях, где работали, или в рамках других проектов у наших заказчиков.
2. Наши эксперты имеют не просто большой опыт, а опыт постановки разных процессах. Мы видим взаимосвязи, «общую картинку».
3. Мы заинтересованы сделать так, как это подходит заказчику. Успешный результат проекта позволяет нам продолжить сотрудничество, получить положительные отзывы и новые заказы.

Отдельные описания наших услуг можно найти на сайте:

• для оптимизации процессов – по ссылке Оптимизация процессов
• для описания бизнес-процессов – по ссылке здесь

Мы будем рады помочь.

Команда OREX

expert@orexpro.com

12.04.21