Процессы транспортной компании
Предприятия транспортной отрасли, такие как логистические компании, автотранспортные компании и экспедиторы, часто сталкиваются с необходимостью управления большими объемами данных и операций, несмотря на то, что процессы транспортной компании всегда считались легкими, не требуемыми особого вмешательства практиками менеджмента. Для того чтобы все процессы проходили с достижением планового результата и эффективно (то есть с минимальными затратами и потерями доходов), необходимо внедрение системы управления процессами транспортной компании.
В этой статье мы рассмотрим опыт компании ОРЕКС по созданию управляемых бизнес-процессов.
Первым шагом по созданию системы управления процессами транспортной компании является, как и в любой другой компании, — анализ состава процессов, которыми целесообразно управлять (то есть уделять внимание, мониторить, анализировать данные и пр.). Основные процессы транспортной компании понятны- это продажа, организация транспортировки, транспортировка и сдача груза. Однако, подпроцессы будут очень сильно отличаться, в том числе, отражать сильные стороны транспортной компании или наоборот «провальные» процессы, на которых целесообразно сконцентрироваться в ближайшее время. Какие могут быть идентифицированы бизнес-процессы и подпроцессы:
- Подготовка водителей;
- Обслуживание транспортных средств;
- Выбор и оценка подрядчиков;
- Контроль документации по перевозке;
- Страхование грузов;
- ИТ поддержка и многое другое.
Следующий шаг – это непосредственно разработка процессов транспортной компании (если таковой деятельности еще нет) или уточнение процессов. Задача данного этапа – создать правильный алгоритм процесса, который приводит к достижению результата с минимальными рисками и расходами. Чтобы осуществлять процессы эффективно, компания должны понять, в чем заключаются сильные и слабые стороны каждого процесса. Сильные стороны через регламентирование процессов транспортной компании мы будем усиливать, а слабые улучшать.
После разработки процессов продумывается их мониторинг, то есть те метрики, по которым будет осуществляться управление каждым процессом. KPI, Ключевые показатели эффективности (КПЭ) — это показатели, используемые для измерения того, насколько хорошо работает процесс в любой момент времени. Мы разрабатываем не одну метрику, и не только финансовые метрики. Речь идет о создании системы KPI для процессов транспортной компании. Это будут такие показатели, как:
- соблюдение сроков доставки;
- степень удовлетворенности клиентов;
- время закрытия вакансий водителей;
- доля продаж на одного сотрудника и многие другие.
Важно, чтобы и руководители, и сотрудники могли следить за KPI, так как они дают представление о том, как работает их процесс с течением времени. Это поможет определить, какие улучшения необходимо внести в работу сотрудника, а алгоритм осуществления процессов транспортной компании, чтобы повысить эффективность и обеспечить бесперебойную работу. Как работать с процессом, с несоответствиями или тенденциями процесса, мы подробно и на практике рассказываем на наших обучениях.
Мониторинг процессов также упрощает процесс обучения в различных отделах при приеме новых сотрудников, акцентируясь на областях, требующих внимания сотрудника на должности. Например, для менеджера по перевозкам в своих проектах по разработке системы качества для транспортной компании мы делаем акцент на передаче дел в случае ухода другого менеджера в отпуск или на больничный, или при увольнении.
В заключение, наличие хорошо управляемых процессов в транспортных компаниях позволяет им не только повышать эффективность, но и опережать конкурентов, когда речь идет об успешном предоставлении услуг для клиентов, надежно и с выполнением всех обязательств, несмотря на постоянно меняющиеся условия в отрасли. Управляемые процессы транспортной компании являются выгодой для бизнеса, вне зависимости от размера компании и географии перевозок. Система управления и процессный подход одинаково применимы к каждой компании. Важно только не забюрократизироваться, создать индивидуальные, работающие схемы управления, а также синхронизироваться всей команде руководителей. Вопросы системы управления, как мы всегда пишем, это не про бумаги, а про процессы и прибыль. Напишите нам, чтобы получить лучшее предложение на создание процессов транспортной компании и увеличении прибыли.
Руслан Ягафаров
Генеральный директор ООО «ОРЕКС»
05.03.23
