Улучшение результатов процессов. Читайте наши примеры

Улучшение результатов процесса- главная из задач руководителя, которая реализуется в двух случаях:

• если не достигнут спланированный результат,
• если есть потребность или шанс провести улучшение результатов процесса, даже если они были спланированы с меньшей амбициозностью.

Почему мы решили поделиться своим опытом внедрения систем управления в этой теме? Потому, что видим на практике возможности, которые не используются, или чаще всего неправильные подходы.

Что означает улучшение результатов процессов на практике?

В большинстве случаев как результат процесса оценивается только его финансовая составляющая. Выгодно или не выгодно так вести процесс?

 

Соответственно большинство руководителей стремятся достичь улучшения результатов процесса с конечной целью достижения запланированной доходности или удержания затрат.

Например, руководитель отдела продаж стремится выполнить план продаж любой ценой, уже не обращая внимания на то, какие продукты он продает, есть ли они в доступности к обещанному сроку доставки покупателю. Еще пример: главный инженер сталкивается с повышением стоимости запасных частей и принимает решение закупать неоригинальные детали, так как видит результат своего процесса приоритетно как соблюдение бюджета, а не как техническую исправность и пригодность оборудования.

Такой подход и правильный, и неправильный одновременно.

Финансы – очень важны, но не являются единственным критерием оценки процесса.

Две составляющих

Достижение улучшений в результатах процесса требует тщательного планирования, вдумчивого рассмотрения и глубокого понимания.  основных факторов успеха процесса (=правильного понимания результатов) и критических факторов, влияющих на результаты.

Шаг 1. Для начала необходимо определить, как выглядит успех процесса. На самом деле успешность процесса продаж – это не только выполнение плана по финансовых показателям, но и выполнения плана продаж каждой группы продукции или завода, в требуемом сегменте рынка, запуск продаж новой продукции и многое другое. Успех процесса подбора персонала – это не только быстрое закрытие вакансий и отсутствие необходимости доплачивать сотрудникам за совмещение должностей в период отсутствия достаточного количества персонала. Успешный подбор персонала характеризуется и показателем качества подбора, что принятые на работу сотрудники не разбежались в период испытательного срока. Внедрение системы управления неизбежно выводит нас к необходимости определения показателей к успеху процесса. Это обеспечит ясность как в отношении ожиданий, так и в отношении того, что представляет собой успешное завершение проекта или задачи.

Шаг 2. Нормирование результатов. После завершения первого этапа можно определить конкретные нормированные цели (показатели, индикаторы) к каждому процессу в соответствии с приоритетностью и относительной сложностью их достижения в рамках заранее определенных параметров (например, бюджет, сроки).

Например, не менее 95 процентов принятого на работу персонала должны проработать в компании более 1 года. Цифры в примерах нашей статьи взяты, что называется, «с потолка». На практике цифры, конечно, должны быть объективны и подтверждены статистикой, сравнением с конкурентами и пр.

Далее все усилия руководителей направляются на достижение поставленных целей. Но, если все-таки спланированный успех находится под угрозой или не был достигнут, требуется реализация процесса улучшения.

Как реализуется улучшение результатов процессов?

1. Одним из ключевых факторов является распознавание факторов влияния на достижение результата. Проще говоря, ответ на вопрос: «А что может пойти не так с процессом, с входными данными, технологией, ресурсами и пр.?»
2. На втором этапе определяются с помощью аудита (изучения) процесса наиболее вероятные факторы и их причины, которые привели к отрицательному результату процесса. Реализуя данный шаг чрезвычайно важно иметь дело с объективной информацией. Сотрудники, осознавая недостатки своей работы, сознательно или подсознательно будут предоставлять недостоверную и противоречивую информацию по процессу. Данные следует перепроверять, анализировать, поэтому для проведения аудитов целесообразно приглашать независимых аудиторов нашей компании ОРЕКС, которые имеют огромный опыт и владеют техниками аудита. Использование комплексного анализа процесса позволяет не только провести улучшение результатов процесса в дальнейшем, но и распознать риски, то есть дает возможность упреждающего решения проблем в случае выявления непредвиденных (ранее неучтенных) рисков.
3. Только на третьем этапе дело доходит до выработки решений и разработки конкретных мероприятий по улучшению результатов процесса.

Этот этап включает в себя:

• улучшение тех областей, в которых выявлены причины отрицательных результатов, а также
• улучшение в дополнительных областях, в которых желательны или необходимы дальнейшие улучшения.

Такие оценки являются критически важными компонентами успешного достижения цели каждого процесса, поскольку они сосредоточены на фактических данных, а не просто на прогнозах или теоретических догадках, не подкрепленных никакими материальными доказательствами — это, опять же, помогает точно составить бюджет, а также сфокусироваться на ключевых задачах.

4. Наконец, постоянный анализ и совершенствование должны происходить даже после достижения желаемых результатов процесса, поскольку всегда есть возможность для дальнейшей оптимизации, основанной на уроках, извлеченных из первоначальных успехов/неудач на пути к конечной цели (целям). И, если в начале проекта по улучшению результатов процесса, по повышению эффективности процесса или персонала такой анализ часто затруднен, так как нет первоначальных данных, то при реализации проекта по рекомендуемой нами схеме, осуществить анализ очень легко. Установлены нормированные показатели успеха процесса, остается лишь сравнить новые результаты после реализации мероприятий с исходными данными.

В заключение: конечно, гораздо полезнее для организации начать действовать, не терять время на упущенные возможности, неполученную прибыль. Можно начать с одного участка! Попробуйте, Вам точно понравится.

ОРЕКС

expert@orexpro.com

07.03.23