Внедрение системы менеджмента – наша ежедневная задача. Когда мы разрабатывали услугу по внедрению системы менеджмента для наших заказчиков, мы прежде всего задавали себе вопрос:

Какая должна быть система менеджмента, чтобы она подходила всем заинтересованным сторонам (прежде всего самой организации, ее потребителям, сертификационному органу)?

1. Внедрение системы менеджмента должно обеспечить конкретные, но гибкие решения. Рассмотрим пример на фото, который демонстрирует вход персонала в другую область, где персонал должен сменить одежду и обувь (для систем менеджмента качества с требованиями к гигиене).

Всем известны готовые решения с дорогими санпропускниками, но очистка персонала может происходить и путем переодевания в областях «до» и «после». Для маленьких компаний это будет хорошим и экономным решением, позволяющим, тем не менее, соответствовать требованиям гигиены персонала в стандарте.

2. Внедрение системы менеджмента должно вовлечь всех руководителей высшего и среднего звена, а также других сотрудников организации. Совместное принятие решение по системе менеджмента обеспечит и возможные (реальные), и согласованные подходы, которые будут транслироваться как совместное решение руководства всем сотрудникам.
3. Проект по внедрению системы менеджмента должен когда-то завершиться, поэтому очень важно иметь план разработки и внедрения системы менеджмента с конкретными сроками завершения каждого этапа проекта.

Внедрение системы менеджмента подразумевает конкретные мероприятия, обусловленные требованиями конкретного стандарта, а также исходными данными системы управления организации. Все мероприятия можно разделить на 4 фазы:

• Этап Планирования

Этап планирования- самый объемный. Охватывает разработку стратегии, формирование программ мероприятий на ближайший период времени, разработку алгоритмов осуществления процессов и системы показателей, определения ресурсов, распределения ответственности и полномочий, а также планирование и разработку других практик систем управления, таких как, например,

— управление рисками;

— управление воздействиями на окружающую среду;

— управление информационной безопасностью;

— управление изменениями;

— трансфер знаний;

— управление улучшениями.

На данном этапе обычно проходит и обучение системе менеджмента для руководства, для руководителей подразделений и для сотрудников.

Продолжительность этапа Планирования обычно составляет 2-3 месяца.

• Этап Внедрения

На этапе внедрения системы менеджмента все придуманное должно войти в повседневную жизнь организации. И, конечно, на данном этапе проявляются разные моменты: и положительные, и отрицательные, свидетельствующие о том, что разработанный процесс не удобен, не подходит для повседневной практики. Проявляются такие не совсем правильно спланированные процессы в отклонениях, ошибочных действиях или даже саботаже персонала. Внедрение системы менеджмента на этом этапе должно предусмотреть корректировки в спланированные решения, чтобы обеспечить удобный и эффективный с точки зрения затрат ход процесса.

Следующий пример на нашем фото:

О чем говорит пример? Персонал не использует предусмотренный шкафчик для хранения повседневной одежды, дополнительная вешалка установлена в нарушении правил в торце.

Продолжительность этапа Внедрения составляет 3-4 месяца.

• Этап сбора данных, оценки, анализа

Спустя какое-то время по спланированным на первом этапе показателям необходимо собрать данные, которые будут свидетельствовать о том, насколько успешно прошло внедрение системы менеджмента. Не многие стандарты уточняют, за какой период времени необходимо собрать данные, как минимум, это будет период, спланированный организацией на внедрение системы менеджмента, то есть 3-4 месяца.

Важные составляющие этапа сбора и оценки данных- это проведение полного цикла внутренних аудитов системы менеджмента, проведение глубокого анализа данных. Следующий пример на фото демонстрирует положительные результаты функционирования процесса. Все полученные данные находятся в пределах нормированного значения.

 

• Этап улучшения

Внедрение системы менеджмента завершается выявлением причин, назначением мероприятий по улучшению по выявленным отклонениям, несоответствиям, отрицательным тенденциям. То есть те данные, которые получились в итоге вне плана и ожиданий, необходимо исправить в следующем периоде. Например, данные могут демонстрировать большое накопление отходов, большое количество зафиксированных инцидентов по безопасности рабочего места, отсутствие подписанных спецификаций с поставщиками и многое другое.

Реализовав все 4 этапа, система менеджмента продолжает функционировать, но уже не в тестовом, а в рабочем режиме. Да, и это тот момент, когда система менеджмента может быть предъявлена к сертификации в сертификационном органе.

Предлагаем ознакомиться с еще одной статьей на тему Внедрение и Стоимость внедрения системы менеджмента по ссылке.

 

ОРЕКС

expert@orexpro.com

05.08.21